شرح الدرس

الاجتماع الصغير إما أن يكون مثمرًا وإما أن يكون إهدارًا كاملًا للوقت. فإن لم تكن له أهداف واضحة وإطار زمني لكل موضوع، ستفقد السيطرة عليه. تقنية POPCORN قائمة تحقّق من سبع خطوات: الغرض: ما سبب هذا الاجتماع؟ وما الذي سيحقّقه؟ تحديد الغرض وحده سيساعدك على معرفة ما إذا كان الاجتماع ضروريًا أصلًا — فكثير من الاجتماعات تُعقد لمشاركة تحديثات كان يكفي فيها بريد إلكتروني. الأهداف: ما النتيجة المتوقّعة من هذا الاجتماع؟ مثلًا: توليد أفكار لحلّ نقص في المخزون. وإن تعدّدت الأهداف فحدّد وقتًا لكل هدف. الحضور: بعد تحديد الهدف تستطيع أن تعرف من تدعو. وإن كانت هناك قرارات كبرى ستُتّخذ، فادعُ من يملك اتخاذها. قائمة المستلزمات: ما الذي تحتاجه لتيسير الاجتماع؟ التنظيم: تأكّد أن كل ما في قائمتك متاح ويعمل، واحجز مواعيدك مع من ستحصل منهم على هذه الموارد. الحجز: تواصل مع المسؤول عن جدول القاعات، واحجز مبكرًا، واحصل على تأكيد الحجز. الإخطار: أرسل الدعوة قبل الموعد بأيام لا بساعات، واذكر فيها الغرض والهدف والمكان. تجنّب الاجتماعات المفاجئة.